Managers : 4 conseils pour prévenir les conflits

Les conflits au sein d’une équipe peuvent être source de stress et de tension. En mandarin le mot conflit signifie danger mais également opportunité. Opportunité ? Voyons comment se focaliser sur la prévention des conflits peut amener de nouvelles habitudes en matière de communication. Voici 4 conseils pour vous aider :

Jouez la transparence

Parfois lorsqu’on a la tête dans le guidon, on ne prend pas la peine d’expliquer clairement le contexte et les enjeux liés à une décision. Un manque d’information laisse la place à l’interprétation. Des lacunes en matière d’information entrainent des extrapolations qui peuvent dégénérer en conflit. Par exemple, vous recrutez un nouveau collaborateur dans votre équipe. Pensez à détailler aux autres salariés quelles seront les missions de la personne, quelles sont les compétences requises pour le poste, à quels besoins répond cette embauche, etc. Vous éviterez ainsi des rumeurs de recrutement sur piston 😉

Expliquez les raisons de vos choix, le contexte, les enjeux… des collaborateurs informés sont plus compréhensifs !
Concrètement comment donner plus de visibilité à vos collaborateurs ? Oubliez les mails groupés peu efficaces et pas très engageants. Préférez les micros-réunions ! 10 minutes suffisent souvent pour aborder des détails qui préoccupent les salariés. Vous dissiperez les incertitudes et rassurez l’équipe. Mais attention, il n’est pas question de donner tous les détails de l’avancement d’un projet au risque de noyer les messages importants. Choisissez avec soin les idées-clés que vous souhaitez faire passer.

Clarifiez les rôles et les responsabilités

Lorsque l’organisation du travail est floue, les responsabilités se croisent et les risques de conflits sont importants. Votre rôle est de préciser qui fait quoi, et de quelle manière. Efforcez-vous de rendre le plus explicite possible vos attentes. Pour y parvenir, vous pouvez demander à vos collaborateurs quel regard ils portent sur leurs missions. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les points bloquants et insister sur ce qui n’est pas évident. Gardez en tête que clarifier veut dire simplifier ! Ne créez pas des usines à gaz avec des formulaires, procédures, etc.
Un détail qui a pourtant son importance : soyez clair sur la communication auprès de votre Direction ou partenaires. Des points réguliers sur l’avancement des projets doivent être réalisés : décidez qui est le porte-parole afin de ne pas multiplier les sources et risquer de décrédibiliser votre équipe.

Consultez vos collaborateurs pour éviter les conflits

Vous devez réaliser un changement dans l’organisation du travail, ou dans la vie de l’équipe ? Si les évolutions sont importantes, ou si vous anticipez qu’elles vont générer des réticences, abordez absolument le sujet ! Vous pouvez organiser une réunion ou faire le tour des bureaux de manière informelle, selon le sujet, pour recueillir les avis de vos collaborateurs. L’objectif est de connaitre les éventuels ajustements à faire dans vos décisions. A vous d’écouter et de noter, sans vous justifier, sans argumenter. A ce stade, vous consultez simplement vos collaborateurs, et vous indiquez que vous tiendrez compte de leurs remarques. Mais ne créez pas de faux espoirs ! Expliquez aux membres de votre équipe que vous devez respecter des objectifs et certaines contraintes. Par conséquent, toutes leurs remarques ne pourront peut-être pas être intégrées au projet. Ne prenez pas d’engagement afin de garder une marge de manœuvre.

Créez les conditions pour développer un esprit d’équipe

Les différences de personnalité et de valeurs entrainent des malentendus et désaccords qui peuvent dégénérer en conflits. L’origine culturelle, les habitudes de travail issues d’expériences passées, les générations… sont autant de facteurs clivants. Pour remédier à cette situation, il faut améliorer la cohésion d’équipe. Si votre équipe est soudée, les conflits auront tendance à se désamorcer par eux-mêmes. Comment y parvenir ? Tout est une question de relationnel, mais ces quelques idées pourraient vous aider :

• ne soyez pas avares de félicitations. Soulignez les réussites : à travers les petites victoires, on consolide l’esprit d’équipe.
• évitez la formation de clans en attribuant des tâches communes à des collaborateurs de différents groupes afin de créer des liens.
• ne laissez pas s’installer des malaises. Il s’agit du conseil le plus difficile à mettre en œuvre, mais il est primordial que vous recadriez les membres de votre équipe lorsque leurs comportements sont problématiques pour le groupe.
• enfin, dédramatisez la gestion des conflits ! Vous devez inciter vos collaborateurs à vous confier les situations problématiques. Montrez-vous disponible et abordez sereinement les divergences d’intérêt afin de faire progresser l’équipe.

Malgré ces conseils, c’est trop tard un conflit s’installe dans votre équipe ? Consultez l’article : Comment gérer les conflits dans une équipe ?